郵便物と書類の置き場｜大事な紙をなくさない仕組み

働き始めると、大事な紙が次々に届きます。置き場を決めていないと、必要なときに出てきません。

探す時間がいちばん無駄

提出の期限が近づいてから探し始めると、間に合いません。置き場を決めるだけで、この時間が消えます。

まず、袋を三つ用意する

• ずっと取っておくもの
• 今年だけ取っておくもの
• 見たら捨てるもの

この三つに分けるだけで、たいてい回ります。

ずっと取っておくもの

年金と雇用保険の紙、資格の証、契約書。働く場所が変わっても使います。

これは、いちばん奥に置いてください。

契約書は必ず取っておく

条件でもめたときに、根拠になるのはこれだけです。写しをもらったら、その日にしまってください。

今年だけ取っておくもの

給与の明細、年ごとの証明、健診の結果。手続きの時期に、まとめて使います。

年が変わったら、前の年の分を奥へ移します。

明細は捨てない

働いた時間や引かれたものを、後から確かめられます。おかしいと気づくのは、たいてい後です。

見たら捨てるもの

広告、案内、期限の過ぎた紙。ためると、大事な紙が埋もれます。

受け取ったその場で分けるのが、いちばん楽です。

捨て方に気をつける紙

名前、住所、口座、番号。そのまま捨てないでください。

切るか、分からなくしてから出してください。

玄関で分ける

部屋に持ち込む前に、その場で分けます。机に積むと、そこから動きません。

期限のある紙

納付書、届け出、返信。期限を紙に書いて、目に付く場所に貼ってください。

袋に入れると、期限ごと見えなくなります。

写真に撮っておく

番号や日付が分かればよい紙は、撮っておけば足ります。紙を失くしても、内容は残ります。

ただし、扱いには気をつけてください。

実家に置いてある紙

年金の紙や、証明の類。移る前に、写しを作るか持ってきてください。

遠くへ来てから困る人が多いところです。

届いたその日に開ける

封を切らずに置くと、中身が分かりません。期限のあるものが混ざっています。

開けて、分けて、しまう。この三つを続けてやってください。

持ち出す紙

役場や勤め先へ出すものは、前の晩にかばんへ入れます。朝に探すと、間に合いません。

原本と写しを分ける

原本は一枚しかありません。渡す前に、写しで足りるかを確かめてください。

返してもらえるかも聞いておきます。

濡らさない

雨の日に持ち出すときは、袋に入れてください。にじむと、読めなくなります。

置き場所を高くする

床に置くと、湿ります。寮の部屋は、思ったより湿ることがあります。

紙が届かないとき

住所を直していないと、前の住所へ行きます。役場に出しただけでは、勤め先や会社には伝わりません。

宛名の書き方

寮では、部屋番号の書き方が決まっていることがあります。正しい書き方を、入居のときに聞いてください。

引っ越すときにまとめる

紙が一か所にあれば、移るときも楽です。散らばっていると、必ず置き忘れます。

袋ごと運べる形にしておいてください。

画面で届くものもある

紙ではなく、画面で見る形のものが増えています。どこで見られるかを控えておいてください。

入る場所を忘れると、紙より探しにくくなります。

辞めるときに受け取る紙

離職の証、源泉の紙、資格の証。受け取ったら、その場で袋に入れてください。

後で使うものばかりです。

家族に場所を伝えておく

離れて暮らしていると、何かあったときに家族が探せません。どこに置いてあるかだけ、伝えておいてください。

年に一度見直す

捨ててよい紙が、必ずたまっています。時期を決めて、まとめて片づけてください。

年が変わる時期に決めておくと、忘れません。

まとめ

袋を三つ用意し、玄関で分け、期限は貼って見せる。探す時間が消えるだけで、手続きが滞らなくなります。