まとめ役を任されたら｜人を動かす前に整えること

働いているうちに、人をまとめる役が回ってくることがあります。うまくやろうとする前に、整える順番があります。

指示を出すのが仕事ではない

まとめ役の仕事は、命令することではありません。まわりが動ける状態を作ることです。

ここを取り違えると、誰も動かなくなります。

整える順その一　自分の作業を減らす

自分が手を動かしたままだと、まわりを見られません。抱えている作業を減らせるか、先に相談してください。

両方やろうとして潰れる人が、いちばん多い形です。

自分ができる必要はない

全部の持ち場を自分がいちばん上手にできる必要はありません。誰ができるかを知っていれば足ります。

整える順その二　情報を持つ

今日の量、人の配置、休んでいる人、変わったこと。これを知らないまま指示は出せません。

朝のうちに集めておいてください。

変更を先に受け取る

まとめ役には、変更が先に来ます。受け取ったら、必要な人へ確実に渡してください。

止めてしまうと、そこで情報が消えます。

整える順その三　段取りを組む

誰が、どこで、いつまで。先に決めておくほど、当日の口出しが減ります。

段取りが悪いと、指示の回数が増えて、まわりが疲れます。

先を読んでおく

詰まりそうな場所を、あらかじめ見ておきます。起きてから動くのと、備えて動くのでは差が出ます。

整える順その四　人を見る

得意なこと、体の状態、いまの余裕。同じ量を配っても、同じ結果にはなりません。

見ていれば、無理をしている人に気づけます。

頼み方を変える

命令として言うか、相談として言うか。相手によって、通り方が変わります。

年上の人には、特に言い方が効きます。

理由を添える

なぜそうするのかを言うと、納得して動けます。理由が無い指示は、次から効かなくなります。

やって見せる

口で言うだけでなく、自分もやります。見ているだけの人の言うことは、通りにくいです。

公平にする

きつい持ち場が同じ人に偏っていないか。偏りは、本人よりまわりが見ています。

回すか、時間を区切るかで調整してください。

断られたとき

理由があるはずです。なぜできないのかを聞いてください。

押し切ると、その場は動いても、次から本音が出なくなります。

もめたとき

当人どうしに任せず、間に入ります。ただし、どちらかの味方をしないでください。

事実を並べて、決まりに沿って決めます。

自分で抱えない

判断できないことは、上に上げます。抱えて遅れるほうが、被害が大きくなります。

安全は譲らない

量を作ることより、けがをしないことが先です。まとめ役が急がせると、まわりは無理をします。

止める判断ができる

おかしいと感じたら、止めてよいのです。まとめ役がためらうと、誰も止められません。

できたことを言う

できていないところだけ言われると、続きません。終わったときに、一言伝えてください。

自分の評価より、回すことを見る

目立とうとすると、まわりが疲れます。静かに回っている状態が、いちばん良い状態です。

好かれようとしない

全員に良い顔をすると、決められなくなります。公平であることのほうが、信用されます。

引き受けたくないとき

断ってよい場合もあります。体や事情で無理なら、そう言ってください。

受けてから崩れるほうが、まわりに迷惑をかけます。

やってみて分かること

まとめる側に立つと、上の判断の理由が見えます。それだけでも、経験として残ります。

次にどこで働くとしても、その見方は持っていけます。

記録を残す

誰に何を頼み、どこまで進んだか。まとめ役は、覚えることが増えます。書いておかないと抜けます。

紙一枚でよいので、その日の分を残してください。

まとめ

自分の手を空け、情報を持ち、段取りを組み、人を見る。指示を出すのは、その後です。