手順書と現場のやり方が違うとき｜どちらに従うか

書かれている手順と、実際のやり方が違う。珍しいことではありません。ずれの種類ごとに見ます。

まず、書かれたものが基準

迷ったら、書かれているほうに従います。何かあったときに根拠になるのは、書かれたものです。

そのうえで、ずれの正体を確かめます。

ずれその一　手順書が古い

やり方が変わったのに、書き直されていないことがあります。この場合、現場のほうが正しいことになります。

ただし、それを自分で判断しないでください。確かめてから合わせます。

いつ変わったかを聞く

変更の記録が残っていることがあります。日付が分かれば、どちらが新しいかが決まります。

ずれその二　省略されている

書かれている確認や記録が、実際には飛ばされていることがあります。これは危ないずれです。

省いても今のところ問題が出ていない、というだけのことが多いです。

省略に慣れない

まわりが省いていても、自分は書かれたとおりにやってください。省いた状態で事故が起きると、説明できません。

ずれその三　順番が違う

結果が同じなら好みの差ですが、理由がある順番もあります。なぜその順なのかを聞いてください。

ずれその四　道具が違う

書かれた道具が無い、別のもので代用している。これも、確かめる価値のあるずれです。

代用が認められているのか、単に無いだけなのかで話が変わります。

ずれその五　条件が書かれていない

実際には場合分けがあるのに、手順書には一つしか書かれていない。現場の人は経験で使い分けています。

この場合、手順書のほうが足りていません。

ずれその六　自己流

その人だけがやっているやり方があります。楽だからと真似ると、自分が責任を負うことになります。

見分け方　複数の人を見る

一人だけが違うなら自己流、全員が違うなら手順書が古い。これでかなり見分けられます。

見分け方　理由を聞く

理由が説明できるずれと、できないずれがあります。説明できないものは、たいてい直すべきずれです。

誰に言うか

気づいたことは、教える役の人か直属の人に伝えます。やっている本人を、その場で正そうとしないでください。

言い方

「間違っています」ではなく、「手順書ではこうなっているのですが」。紙を主語にすると、角が立ちません。

新しく入った人だから言える

慣れてしまうと、ずれが見えなくなります。入って間もない時期の違和感は、価値があります。

そのうち気にならなくなるので、気づいたら書き留めてください。

直らないこともある

伝えても変わらない場合があります。そのときは、自分は書かれたとおりにやる、で構いません。

安全にかかわるずれ

ここだけは、放置しないでください。伝えても変わらないなら、記録に残して上へ伝えます。

それでも変わらないなら、社外の窓口という道もあります。

記録を残す意味

言った、言わないになると不利になります。いつ、誰に伝えたかを控えておいてください。

手順書を読み直す習慣

覚えたつもりでも、抜けています。ときどき読み返すと、自分のずれに気づけます。

自分がずれていく

慣れるほど、少しずつ省くようになります。他人のずれより、自分のずれのほうが見えません。

ずれに気づける人になる

書かれたものを一度も読んでいないと、ずれにも気づけません。読んでいる人だけが、違いを見つけられます。

改善として出せる場合

よいやり方を見つけたなら、勝手にやらず提案します。認められて手順書が変われば、全員に効きます。

手順書が無い作業

書かれていない作業もあります。その場合は、教わったやり方を自分で書き留めてください。

書いたものを確かめてもらえば、それが基準になります。

まとめ

基準は書かれたもの。ずれの種類を見分け、理由を聞き、伝えるところまでやる。自分だけで判断しないことです。