内定を辞退したいとき｜角が立たない伝え方と連絡の仕方

複数に応募していれば、どれかを辞退することになります。言い出しにくいと感じる方が多いのですが、辞退そのものは日常的にあることで、伝え方さえ押さえれば問題ありません。

早く伝えるほど双方にとって良い

会社は採用が決まると、受け入れの準備を始めます。寮の部屋を押さえ、配属の予定を組み、書類を用意します。辞退の連絡が遅れるほど、この準備が無駄になります。

そして何より、辞退を待っている別の応募者がいることもあります。決まった時点ですぐ伝えるのが、結局いちばん角が立ちません。

連絡の手段

迷ったら電話です。文面だけだと真意が伝わりにくく、行き違いのもとになります。

伝え方の型

長く説明する必要はありません。次の3つだけ含めれば十分です。

• 選考してもらったことへの礼
• 辞退したいという結論
• 簡単な理由（詳細は不要）

「このたびは内定をいただきありがとうございました。誠に恐縮ですが、他社への入社を決めましたので、辞退させていただきたくご連絡いたしました」——この程度で伝わります。

理由はどこまで話すか

正直に言って構いませんが、詳しく話す義務はありません。「他社に決めた」「家庭の事情で今回は見送りたい」で十分です。

条件面が理由の場合、正直に伝えると条件を見直してもらえることもあります。逆に、もう気持ちが決まっているなら、条件の話に入らず結論だけを伝えたほうがお互いに早く済みます。

引き止められたときは

採用に力を入れている会社ほど、理由を聞かれたり、考え直せないかと言われたりします。これは責められているのではなく、確認をしているだけです。

気持ちが変わらないのであれば、「ご期待に沿えず申し訳ありません。気持ちは変わりません」と、同じ言葉を繰り返せば問題ありません。押し切られる必要はありません。

やってはいけないこと

• 連絡せずに入社日に来ない
• 電話に出ない、メールを無視する
• 「行きます」と言ったまま放置する

製造業は地域内でつながりがあることも多く、同じ会社に後日応募する可能性もあります。連絡を絶つのは、自分の選択肢を狭めることになります。ひと言伝えるだけで済む話です。

辞退したあとに気が変わったら

一度辞退しても、あらためて応募することは可能です。前回の経緯を正直に伝えれば、検討してもらえることは珍しくありません。丁寧に辞退しておけば、この道が残ります。

言い出しにくいのはここだと思うので、切り出し方を書いておきます。

謝罪から入らなくて構いません。「先日は辞退のご連絡をいたしましたが」と事実から入り、あらためて応募したいという用件を先に伝えてください。長い前置きがあるほど、相手も本題を待つことになります。

説明は短くて足ります。辞退した理由が、どう変わったのかを一言で。「他社と迷っていましたが、こちらで働きたい気持ちが固まりました」で十分です。作り話はしないでください。前回の記録は残っているので、食い違うとかえって不利になります。

期待の持ち方も、先に書いておきます。

• 早いほど可能性はあります。募集が続いているうちに連絡してください
• 前回と同じ条件とは限りません。枠が埋まっていれば、次の機会という返事になることもあります
• 断られても、それは前回の辞退への仕返しではありません。単に人数が足りているだけのことが多いです

ひとつだけ、してはいけないことがあります。前回のことに触れずに、新しく応募し直すことです。応募の記録は残っているので、隠したことのほうが目立ちます。先に言ってしまえば、それで済む話です。

選考の途中で辞退する場合

面接前や結果待ちの段階で、他社に決まることもあります。この場合もそのままにせず、ひと言伝えてください。

「先日応募した◯◯です。他社への入社が決まりましたので、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました」。これで十分です。面接の日程が押さえられている場合は、できるだけ早く連絡してください。相手も予定を組んでいます。

連絡がつかないとき

辞退を伝えたいのに担当者につながらない、ということがあります。放置がいちばん避けたい形なので、次の順で動いてください。

1回かけて出なかっただけで終わらせないでください。伝わっていなければ、連絡していないのと同じ扱いになります。

やり取りは残しておく

• いつ、どの手段で、誰に伝えたかを控える
• メールで送った場合は、送信済みのものを消さない
• 寮の手配が進んでいた場合、その扱いも確認しておく
• 返送が必要なものがあれば、期限を聞く

あとから「聞いていない」となる場面はまれにあります。記録が残っていれば、そこで話が止まりません。

入社後すぐに辞める場合との違い

入社前の辞退と、入社してから辞めることは別の話です。入社後は雇用契約が始まっているため、退職の手続きが必要になります。

期間の定めのない契約であれば、申し出から2週間で退職できます。期間の定めがある契約の場合は途中解約に条件があるため、まずは担当者に相談してください。いずれにしても、無断で来なくなるのは避けてください。