入社時にマイナンバーを提出するのはなぜ？使われ方と扱い

入社の手続きで、マイナンバーを書く欄が出てきます。大事な番号を渡すことに不安を感じるのは当然です。何に使われるかと、扱いの決まりを知っておけば、判断がつきます。

何に使われるのか

いずれも税と社会保障の手続きに限られています。会社が別の目的で使うことは認められていません。

使い道は限定されている

法律で、集めてよい目的が決められています。会社は何に使うかを本人に伝えたうえで集めることになっています。

• 目的を伝えずに集めることはできない
• 伝えた目的以外に使うことはできない
• 必要がなくなったら、廃棄または削除することになっている

入社の書類に利用目的が書かれているはずなので、一度読んでみてください。

提出のときに求められるもの

番号だけでなく、本人であることの確認も行われます。

• マイナンバーカードがあれば、それ1枚で番号の確認と本人の確認ができる
• 無い場合は、番号が分かる書類と、顔写真つきの本人確認書類を組み合わせる
• 住民票の写しでも番号が確認できる場合がある

手元にどれもない場合は、市区町村の窓口で取り寄せられます。時間がかかることがあるので、入社日が決まったら早めに動いてください。

出さないとどうなるか

提出しないことを理由に、それだけで採用が取り消されるという性質のものではありません。ただし、会社は法律で決められた書類を出す義務を負っています。

提出できない事情があるなら、隠さずに伝えてください。会社は経過を記録したうえで手続きを進めることになっています。

扱いの決まり

取り扱いには罰則も定められています。会社の側にとっても、慎重に扱うべきものです。

気をつけたいこと

• 応募の段階で番号を求められることは、通常ない。求められたら理由を聞く
• 電話やメールで番号を聞かれた場合は、まず本当に勤務先からかを確かめる
• カードのコピーを渡すときは、何に使うかを確認する
• 裏面の番号は、必要な場面以外では見せない

入社の手続きで求められるのは通常のことですが、それ以外の場面では慎重に扱ってください。

いつまでに用意すればよいか

入社の初日に提出を求められることが多いため、日程が決まった時点で手元を確認してください。

とくに遠方から移って働く場合、入寮してから取り寄せると時間がかかります。出発する前に手元へ入れておくのが確実です。

家族の分を聞かれることもある

扶養している家族がいる場合、その家族の番号を求められることがあります。健康保険の手続きと、税の控除に使うためです。

• 扶養に入れる家族がいなければ、必要ない
• 必要な場合は、誰の分が要るかを確認する
• 離れて暮らす家族の分は、あらかじめ聞いておく

手続きの直前に慌てないよう、入社の案内が届いた時点で確認しておいてください。

よくある勘違い

不安の多くは「何に使われるか分からない」ことから来ています。使い道が決まっていると知るだけで、渡すことへの抵抗はかなり減ります。

辞めるときの扱い

• 退職後も、法律で決められた期間は保管される
• 期間が過ぎたら廃棄または削除することになっている
• 源泉徴収票にも記載される場合がある。受け取ったら他人に見せない
• 次の勤務先にも、あらためて提出を求められる

働くたびに提出することになるので、番号が分かるものを1つ、自分で管理できる場所に置いておくとそのたびに探さずに済みます。

まとめ

• 使い道は税と社会保障の手続きに限られている
• 目的を伝えずに集めることはできない
• 番号の確認と本人の確認の両方が行われる
• 書類が手元にない場合は、市区町村の窓口で取り寄せる

仕組みが分かれば、必要以上に身構えることはありません。入社日が決まったら、書類の用意を早めに始めてください。